Kuota tamu di undangan digital biasanya dipakai untuk tamu yang kamu daftarkan agar bisa check-in lewat QR. Tautan undangan sendiri tetap bisa dibuka siapa saja tanpa batas.
Mulai dari daftar inti
Bagi tamu menjadi tiga kelompok:
- Wajib diundang: keluarga inti, kerabat dekat, kolega penting.
- Sebaiknya diundang: teman, tetangga, rekan kerja.
- Cadangan: kenalan yang hubungannya bergantung pada situasi.
Kuota awal sebaiknya mengikuti kelompok wajib ditambah sebagian kelompok kedua.
Sisakan ruang untuk tamu tambahan
Biasanya 10–20% tamu yang dikonfirmasi hadir membawa pasangan atau anak. Jika undanganmu tidak membatasi jumlah orang per tamu, siapkan kuota tambahan.
Kapan menambah kuota?
Tambahkan kuota ketika:
- rekap RSVP menunjukkan kehadiran melebihi perkiraan,
- ada tamu penting yang baru bisa dipastikan hadir,
- panitia membutuhkan daftar check-in yang lebih lengkap.
Yang lebih penting dari angka
Kuota tidak menggantikan perencanaan konsumsi. Gunakan data RSVP untuk memperkirakan jumlah piring, kursi, dan souvenir. Angka kuota hanya membantu operasional check-in di lokasi.
Jika ragu, mulai dari kuota standar dan tambah belakangan. Lebih murah menambah kuota daripada menyiapkan konsumsi untuk tamu yang tidak datang.