RSVP terlihat sederhana, tetapi datanya dipakai untuk konsumsi, tempat duduk, dan check-in. Lima kesalahan berikut paling sering terjadi.
1. Tidak menetapkan batas konfirmasi
Tanpa tenggat, tamu akan menjawab mendekati hari-H. Tetapkan tanggal, tulis di undangan, dan kirim pengingat sekali.
2. Tidak membedakan tamu dan pendamping
Jika satu tamu bisa membawa pasangan, catat jumlah orang, bukan hanya jumlah undangan. Ini memengaruhi konsumsi dan kursi.
3. Tidak memantau jawaban
Formulir RSVP bukan kotak surat. Tunjuk satu orang untuk memeriksa data setiap dua atau tiga hari dan memperbarui rekap.
4. Lupa menanyakan kebutuhan khusus
Tambahkan kolom catatan untuk alergi, kursi roda, atau kebutuhan lain. Informasi ini lebih baik ditanyakan di awal daripada di hari-H.
5. Tidak menyiapkan check-in
Cetak atau siapkan daftar tamu yang sudah dikonfirmasi. Jika memakai QR, uji pemindai sebelum acara dan siapkan cadangan daftar manual.
Rekap sederhana yang cukup
Untuk sebagian besar acara, tiga angka sudah cukup: jumlah tamu yang hadir, jumlah pendamping, dan jumlah yang berhalangan. Simpan rekap terakhir sehari sebelum acara agar tim konsumsi memakai angka yang sama.